Osakeyhtiön saa perustettua nopeasti. Sen jälkeen alkaa ylläpito, ja samat tehtävät toistuvat joka vuosi. Jos olet perustamassa yhtiötä, on hyvä tietää etukäteen, mitä velvollisuudet käytännössä ovat. Tässä ne ovat suunnilleen siinä järjestyksessä, jossa vuosi ne tuo eteen.
Kirjanpito pyörii koko vuoden
Osakeyhtiö on kirjanpitovelvollinen ensimmäisestä päivästä. Kirjanpito pidetään ajan tasalla, ja jokaisesta tapahtumasta tarvitaan tosite, kuten lasku tai kuitti. Useimmat pienyrittäjät antavat kirjanpidon tilitoimiston hoidettavaksi. Vastuu siitä, että kirjanpito on kunnossa, jää silti yhtiölle eli käytännössä hallitukselle ja toimitusjohtajalle. Aineisto on säilytettävä lain vaatiman ajan: tositteet yleensä kuusi vuotta, tilinpäätös ja kirjanpitokirjat kymmenen vuotta. Tarkat ajat kannattaa varmistaa tilitoimistolta.
Tilikauden lopussa tehdään tilinpäätös
Tilikausi on tavallisesti 12 kuukautta. Ensimmäinen voi olla lyhyempi tai pidempi, kuitenkin enintään 18 kuukautta. Kun tilikausi päättyy, yhtiö laatii tilinpäätöksen. Siihen kuuluvat pääsääntöisesti tuloslaskelma, tase ja liitetiedot, ja yhtiön koosta riippuen myös muita osia. Yleensä tilinpäätöksen valmistelee kirjanpitäjä, ja hallitus ja toimitusjohtaja allekirjoittavat sen.
Tarvitaanko tilintarkastaja?
Pienessä osakeyhtiössä ei yleensä tarvita. Tilintarkastus ei ole pakollinen, jos yhtiö ei ylitä laissa säädettyjä kokorajoja, jotka koskevat liikevaihtoa, taseen loppusummaa ja henkilöstön määrää. Yhtiöjärjestys voi kuitenkin vaatia tilintarkastajan valitsemista. Ajantasaiset rajat ovat Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) sivuilla.
Yhtiökokous kuuden kuukauden sisällä
Varsinainen yhtiökokous pidetään kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tavallisesti kokouksessa:
- vahvistetaan tilinpäätös,
- päätetään tuloksen käytöstä eli mahdollisesta osingosta,
- päätetään vastuuvapaudesta hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle,
- valitaan hallitus ja tarvittaessa tilintarkastaja.
Yhden osakkaan yhtiössäkin päätökset tehdään ja kirjataan pöytäkirjaan tai kirjalliseen päätökseen. Kyse ei ole pelkästä muodollisuudesta, sillä paperia tarvitaan esimerkiksi pankissa ja viranomaisten kanssa. Osingosta ja sen vaihtoehdosta voit lukea artikkelista osinko vai palkka.
Tilinpäätös kaupparekisteriin
Vahvistettu tilinpäätös lähetetään PRH:lle kahden kuukauden kuluessa vahvistamisesta ja viimeistään kahdeksan kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Jos tilikausi on kalenterivuosi, tilinpäätöksen on oltava perillä viimeistään elokuun lopussa.
Verottajalle, Tulorekisteriin ja PRH:lle
Tilinpäätöksen lisäksi ilmoitettavaa riittää:
- Yhteisön veroilmoitus annetaan Verohallinnolle yleensä neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
- Arvonlisäveroilmoitukset sekä ennakonpidätykset ja työnantajasuoritukset ilmoitetaan säännöllisesti, esimerkiksi kuukausittain. Ilmoitusjakso riippuu liikevaihdosta.
- Maksetut palkat ilmoitetaan Tulorekisteriin viiden päivän kuluessa palkanmaksusta.
- Tosiasiallisten edunsaajien tiedot ilmoitetaan PRH:lle ja pidetään ajan tasalla. Edunsaaja on yleensä henkilö, joka omistaa tai muuten hallitsee yli 25 prosenttia yhtiöstä.
- Hallituksen, toimitusjohtajan ja muut rekisteröitävät muutokset ilmoitetaan kaupparekisteriin, ja osakasluettelo pidetään ajan tasalla.
Koko vuosi yhdellä silmäyksellä
Näin vuosi menee yhtiössä, jonka tilikausi on kalenterivuosi:
- Tammi–huhtikuu: tilinpäätöksen laatiminen ja veroilmoitus (viimeistään 30.4.).
- Kesäkuun loppuun mennessä: varsinainen yhtiökokous.
- Elokuun loppuun mennessä: tilinpäätös PRH:lle.
- Koko vuoden ajan: kirjanpito, arvonlisävero- ja palkkailmoitukset sekä tositteiden säilytys.
Entä jos jotain jää tekemättä?
Laiminlyönneistä voi seurata viranomaisen huomautuksia ja seuraamuksia. Jos laiminlyönti jatkuu pitkään, yhtiö voidaan jopa purkaa pakolla. Hallituksen tehtävä on huolehtia siitä, että kirjanpito ja varainhoito on järjestetty asianmukaisesti, joten seurauksia voi tulla myös hallituksen jäsenille. Vastuusta tarkemmin artikkelissa vastaako yrittäjä osakeyhtiön veloista henkilökohtaisesti.
Usein kysyttyä
Onko lepäävällä yhtiöllä velvollisuuksia?
On. Vaikka toimintaa ei olisi, yhtiön on edelleen pidettävä kirjanpitoa, laadittava tilinpäätös, pidettävä yhtiökokous ja ilmoitettava tilinpäätös PRH:lle. Jos toimintaa ei aiota jatkaa, yhtiön voi myös purkaa.
Voiko yksi ihminen hoitaa kaiken?
Voi. Yhden hengen yhtiössä omistaja voi usein olla sekä osakas että hallituksen jäsen ja tarvittaessa myös toimitusjohtaja. Jos hallituksessa on alle kolme jäsentä, yhtiöllä on kuitenkin oltava myös vähintään yksi varajäsen. Lue lisää: milloin osakeyhtiön hallituksessa tarvitaan varajäsen.
Voiko kirjanpidon ulkoistaa?
Voi, ja moni tekee niin. Vastuu ei kuitenkaan lähde mukana: hallituksen on valvottava, että kirjanpito hoidetaan asianmukaisesti.
Kun velvollisuudet hoitaa säännöllisesti, ne ovat ennakoitavia: kirjanpito läpi vuoden, tilinpäätös tilikauden jälkeen, yhtiökokous kuuden kuukauden sisällä ja ilmoitukset PRH:lle ja Verohallinnolle. Kun tämän rytmin tuntee, yhtiön ylläpidossa ei ole mitään pelottavaa. Hyvä tilitoimisto keventää työtä paljon.
Perustatko osakeyhtiötä yksin? Jos hallituksessa on alle kolme jäsentä, yhtiöllä on oltava myös vähintään yksi varajäsen. Hoidan varajäsenyyden kiinteään hintaan. Lue palvelusta ja ota yhteyttä tai soita +358 44 957 1935.
Lue myös
- Ennen yrityksen perustamista: 8 asiaa, jotka kannattaa miettiä
- Hallituksen kokoonpano osakeyhtiössä – mitä laki vaatii?
- Osakassopimus: mitä siihen kirjataan?
Lähteet: Osakeyhtiölaki (624/2006), 5 luku 3 § ja 8 luku 10 §, Finlex · Kirjanpitolaki (1336/1997), Finlex · PRH: Tilinpäätös kaupparekisteriin · PRH: Edunsaajailmoitus kaupparekisteriin · Verohallinto: Osakeyhtiön ja osuuskunnan veroilmoitus · Tulorekisteri: Ilmoittamisen määräajat
Tämä artikkeli on yleistietoa eikä korvaa oikeudellista, verotuksellista tai kirjanpidollista neuvontaa. Tarkista ajantasaiset säännökset viranomaisilta tai asiantuntijalta.